Die BZSt-Prüfung: Der sichere Hafen für deutsche Unternehmen

Fachredaktion USt-ID Check | Letzte fachliche Prüfung: 7. Februar 2026 | Quellen: BZSt, EU-Kommission, UStG

Für in Deutschland ansässige Unternehmer ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die wichtigste Anlaufstelle zur Prüfung ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Warum? Weil nur das Bestätigungsverfahren des BZSt Ihnen den vollen gesetzlichen Vertrauensschutz nach § 18e UStG in Verbindung mit § 6a Abs. 4 UStG garantiert.

Viele Unternehmen nutzen aus Bequemlichkeit die europäische VIES-Schnittstelle. Das ist für einen ersten Check okay, aber im Ernstfall kann das deutsche Finanzamt argumentieren: "Sie haben sich nicht an die zuständige deutsche Behörde gewandt." Daher ist der Prozess über das BZSt für die finale Dokumentation in der Buchhaltung alternativlos.

💡 Wichtig: Man unterscheidet zwischen der einfachen und der qualifizierten Bestätigung. Für die Steuerbefreiung und den Schutz vor Nachzahlungen ist die qualifizierte Bestätigung in der Praxis unverzichtbar.

Unterschied: Einfache vs. Qualifizierte Bestätigung

Es handelt sich hierbei nicht um zwei völlig getrennte Verfahren, sondern um zwei Stufen derselben Abfrage. Sie können (und sollten) die qualifizierte Anfrage immer direkt mit erledigen.

1. Einfache Bestätigung (Die Basis)

Bei der einfachen Bestätigung prüft das System lediglich, ob eine ausländische USt-IdNr. im Zeitpunkt der Anfrage in dem Mitgliedstaat, der sie erteilt hat, gültig ist.

Aussage: "Die Nummer FR123456789 ist gültig."
Das Problem: Sie wissen nicht, wem diese Nummer gehört. Kriminelle nutzen oft gültige Nummern unbeteiligter Dritter (Identitätsdiebstahl).
Beispiel: Sie liefern an "Pierre aus Paris". Er gibt Ihnen eine USt-ID. Die Prüfung sagt "gültig". Sie liefern steuerfrei. Später stellt sich heraus: Die ID gehört der "Großkonzern AG" in Lyon. Pierre hat sie nur benutzt. Da Sie nicht geprüft haben, ob ID und Name zusammenpassen, schulden Sie die Steuer.

2. Qualifizierte Bestätigung (Der Schutzschild)

Hierbei gleichen Sie zusätzlich ab, ob die vom Kunden mitgeteilten Daten (Name, Straße, PLZ, Ort) mit den in der Unternehmerdatei des anderen EU-Staates hinterlegten Daten übereinstimmen. Das BZSt gibt keine Daten heraus (Datenschutz!), sondern bestätigt nur Ihre Eingabe.

Ergebnisvarianten: "Stimmt überein", "Stimmt nicht überein" oder "Kann nicht nachgewiesen werden" (wenn der andere Staat die Daten nicht liefert).
Vorteil: Nur wenn Name und Adresse passen, können Sie sicher sein, dass Ihr Geschäftspartner auch wirklich Inhaber der ID ist. Dies ist Ihre Exkulpation bei einem Karussellbetrug.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Online-Bestätigung beim BZSt

Das Verfahren ist kostenlos und rund um die Uhr verfügbar. Nutzen Sie das offizielle Formular unter evatr.bff-online.de.

Schritt 1: Eigene Daten eingeben

Geben Sie Ihre eigene deutsche USt-IdNr. ein. Das System prüft, ob Sie berechtigt sind, Anfragen zu stellen.

Schritt 2: Fremde USt-IdNr. eingeben

Wählen Sie das Land aus und tippen Sie die Nummer des Kunden ein.

Schritt 3: Qualifizierte Daten ergänzen (WICHTIG!)

Lassen Sie die Felder für "Firmenname", "Ort", "PLZ" und "Straße" nicht leer! Füllen Sie diese exakt so aus, wie der Kunde sie Ihnen mitgeteilt hat (z.B. auf dem Briefbogen).
Tipp: Achten Sie auf exakte Schreibweise. "Strasse" vs. "Str." kann in manchen Ländern schon zu Abweichungen führen, auch wenn die Algorithmen inzwischen toleranter sind (Fuzzy Logic).

Schritt 4: Absenden & Ergebnis interpretieren

Klicken Sie auf "Senden". Sie erhalten sofort eine Rückmeldung.

Schritt 5: Dokumentation

Dokumentations-Tipp: Drucken Sie das Ergebnis der Online-Abfrage unbedingt aus oder speichern Sie es als PDF. Dabei sollte zwingen die Anfrage-ID und die Ergebnise der Prüfung ersichtlich sein. Noch besser: Verwenden Sie eine qualifizierte Software. Dies ermöglicht eine rechtssichere Prüfung und Verwaltung der Ergebnisse. Nur rechtssichere Belege sind im Streitfall vor dem Finanzgericht absolut beweissicher (Urkundsbeweis).

Häufige Fehlermeldungen und deren Bedeutung

Das System antwortet mit Fehlercodes. Hier ist die Übersetzung für die Praxis:

Code / Meldung	Bedeutung	Handlungsempfehlung
200 - Gültig	Die USt-IdNr. ist gültig.	Basisprüfung bestanden. Jetzt Adressdaten checken!
201 - Ungültig	Die Nummer existiert nicht oder ist nicht mehr aktiv.	Stopp! Keine Netto-Rechnung stellen! Abnehmer kontaktieren. Evtl. Zahlendreher? Oder Insolvenz?
A - Stimmt überein	Name/Adresse passen zu den hinterlegten Daten.	Alles grün. Liefern und dokumentieren.
B - Stimmt nicht überein	Nummer ist gültig, gehört aber einer anderen Firma oder Adresse ist falsch.	Vorsicht! Verdacht auf Identitätsdiebstahl oder Umzug. Handelsregisterauszug anfordern. Ggf. mit Steuer abrechnen, bis geklärt.
C - Nicht angefragt	Sie haben das Feld leer gelassen.	Wiederholen Sie die Anfrage mit Daten! Das ist keine qualifizierte Bestätigung.
D - Nicht bekannt gegeben	Der EU-Staat übermittelt diese Datenkategorie nicht.	Sie haben Ihre Schuldigkeit getan. Dokumentieren Sie das "D". Es wird Ihnen nicht zur Last gelegt.

Rechtliche Risiken bei unterlassener Prüfung

Verzichten Sie auf die qualifizierte Bestätigung, handeln Sie nach Ansicht der Finanzverwaltung grob fahrlässig. Sollte sich herausstellen, dass der Abnehmer ein "Missing Trader" (Teil eines Umsatzsteuerkarussells) ist, verweigert das Finanzamt den Vorsteuerabzug oder die Steuerbefreiung.

Beweislastumkehr: Normalerweise muss das Finanzamt Ihnen Fehler nachweisen. Beim Vertrauensschutz (§ 6a Abs. 4 UStG) müssen Sie beweisen, dass Sie die "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" gewahrt haben. Ohne BZSt-Protokoll ist dieser Beweis kaum zu führen.

Sonderfall: Lagerung im Ausland (Konsignationslager)

Wenn Sie Ware in ein Lager im EU-Ausland verbringen (z.B. Amazon FBA oder Konsignationslager), brauchen Sie oft selbst eine USt-ID im Bestimmungsland. In diesem Fall prüfen Sie nicht die ID des Kunden, sondern müssen Ihre eigene ausländische ID angeben (innergemeinschaftliches Verbringen). Die Prüfung der Kunden-ID erfolgt dann erst bei Entnahme aus dem Lager.

Mehr zu den Details der Aufbewahrungspflichten finden Sie im Bereich Praxis & Dokumentation.

Nächster Schritt: Dokumentieren Sie jede qualifizierte Prüfung revisionssicher mit unserer Praxis-Checkliste und prüfen Sie anschließend die rechtlichen Nachweispflichten.