Praxis-Leitfaden: So machen Sie Ihr Unternehmen prüfungssicher

Fachredaktion USt-ID Check | Letzte fachliche Prüfung: 7. Februar 2026 | Quellen: BZSt, EU-Kommission, UStG

Recht zu haben ist gut, es beweisen zu können ist besser. Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung fragt der Prüfer nicht "Haben Sie geprüft?", sondern "Zeigen Sie mir den Beleg vom Tag der Lieferung!". Fehlt dieser Beleg, ist die Steuerfreiheit in Gefahr. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, robuste Prozesse zu etablieren.

Prozess 1: Neukundenanlage (Onboarding)

Der kritischste Moment ist die Anlage des Kundenstammsatzes. Ein Fehler, der hier gemacht wird, zieht sich oft jahrelang durch die Bücher.

Goldene Regel: Kein Auftrag im System ohne validierte Stammdaten! Sperren Sie die Auftragserfassung technisch, bis die USt-ID geprüft wurde.

Schritt-für-Schritt Ablauf

Datenanforderung: Fordern Sie vom Kunden seine USt-ID schriftlich an. Akzeptieren Sie keine mündlichen Zurufe am Telefon.
Qualifizierte Prüfung: Führen Sie sofort eine qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt durch. Geben Sie nicht nur die Nummer, sondern auch Name, Ort, PLZ und Straße ein.
Abgleich:
- Ergebnis "Stimmt überein": Perfekt. Kunde anlegen, Kennzeichen "Steuerpflichtig im EU-Ausland" setzen.
- Ergebnis "Stimmt nicht überein": Stopp! Rücksprache mit dem Kunden. Oft sind es Abkürzungen (Ltd. vs. Limited) oder veraltete Adressen. Fordern Sie einen aktuellen Handelsregisterauszug oder eine Bestätigung der dortigen Steuerbehörde an.
Archivierung: Speichern Sie das BZSt-Protokoll als PDF direkt im Kundenstamm (DMS) oder drucken Sie es aus und heften es zum ersten Auftrag.

Prozess 2: Laufende Überwachung (Bestandskunden)

Eine ID, die heute gültig ist, kann morgen ungültig sein (z.B. Insolvenz, Deregistrierung, Wechsel der Rechtsform). Das Finanzamt verlangt eine "regelmäßige" Prüfung.

Wie oft ist "regelmäßig"?

Manuelle Prüfung: Prüfen Sie jeden aktiven Kunden mindestens einmal im Quartal, idealerweise kurz vor Erstellung der Zusammenfassenden Meldung (ZM).
Vor großen Lieferungen: Bei Aufträgen mit hohem Volumen (z.B. > 10.000 €) prüfen Sie am Tag der Lieferung erneut.
Automatisierung: Nutzen Sie Software, die nachts alle Stammdaten gegen die Schnittstellen prüft. Das ist bei mehr als 50 Kunden wirtschaftlicher als manuelle Arbeit.

Musterformulierungen für Rechnungen

Auf Ihrer Rechnung müssen zwingend beide USt-IdNrn. stehen: Ihre eigene und die des Kunden. Zusätzlich ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Fehlt dieser Hinweis, ist die Rechnung formell fehlerhaft (§ 14 UStG).

Mustertext Deutsch:
"Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung."

Mustertext Englisch (empfohlen):
"Tax-free intra-Community supply."

Bei Dienstleistungen:
"Reverse Charge – VAT to be paid by the recipient."

Archivierung und Aufbewahrung

Speichern Sie Prüfprotokolle so lange wie Ihre Rechnungen (10 Jahre).

Ein Screenshot ist besser als nichts, aber ein PDF oder der amtliche Datensatz (xml/json aus Tools) ist besser durchsuchbar.

Tipp für die Ablage:

Benennen Sie die Datei eindeutig: JJJJ-MM-TT_Kundenname_UStID_Ergebnis.pdf
Legen Sie den Prüfbeleg direkt zum Buchungsbeleg oder im Dokumentenmanagementsystem (DMS) beim Kundenstamm ab.

Checkliste für Ihr IKS (Internes Kontrollsystem)

Ein funktionierendes IKS schützt die Geschäftsführung vor dem Vorwurf des Organisationsverschuldens.

Frage	Ja / Nein	Maßnahme bei "Nein"
Gibt es eine schriftliche Arbeitsanweisung zur USt-ID-Prüfung?	[ ]	Erstellen und an Vertrieb/Buchhaltung verteilen.
Ist geregelt, wer für die Stammdatenpflege verantwortlich ist?	[ ]	Verantwortlichkeiten (Stammdaten-Team) klären.
Gibt es eine Vertretungsregelung (Urlaub/Krankheit)?	[ ]	Vertreter schulen.
Was passiert bei negativer Prüfung? (Eskalationspfad)	[ ]	"Liefersperre" im System definieren.
Werden Fehlermeldungen protokolliert und abgearbeitet?	[ ]	Regelmäßiges Meeting (z.B. monatlich) zu Stammdatenfehlern.

Nächster Schritt: Wenn die Prozesse stehen, automatisieren Sie die Prüfung mit passenden ERP-/SaaS-Tools und klären offene Spezialfälle über das FAQ & Glossar.