Wissen kompakt: FAQ & Fachbegriffe
Die Umsatzsteuer ist komplex. Hier finden Sie schnelle Antworten auf Praxisfragen und klare Definitionen für den "Steuer-Dschungel".
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich als Kleinunternehmer auch USt-IDs prüfen?
Grundsätzlich stellen Kleinunternehmer (§ 19 UStG) Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Aber Vorsicht: Kaufen Sie im EU-Ausland ein (Innergemeinschaftlicher Erwerb) und überschreiten die Erwerbsschwelle (12.500 €), benötigen Sie eine USt-ID und müssen die Erwerbssteuer zahlen. Verkaufen Sie an EU-Unternehmer, ist die Prüfung ratsam, um den Status des Kunden zu klären, auch wenn Sie selbst nicht optieren.
Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr.?
Die Steuernummer (z.B. 123/456/78901) ist national für die Kommunikation mit Ihrem Finanzamt. Die USt-IdNr. (z.B. DE123456789) ist Ihre "Eintrittskarte" für den EU-Handel. Sie wird nur auf Antrag vergeben und ist für innergemeinschaftliche Geschäfte zwingend. Geben Sie auf Rechnungen ins EU-Ausland immer die USt-IdNr. an, nicht die Steuernummer!
Reicht ein Screenshot der VIES-Abfrage als Nachweis?
Jein. Für das BZSt ist der Screenshot nur ein "Indiz". Der rechtlich sichere "Goldstandard" (Vertrauensschutz nach § 18e UStG) ist nur die qualifizierte Bestätigung über das BZSt-Portal. Im Streitfall (z.B. Umsatzsteuerkarussell beim Kunden) kann der VIES-Screenshot zu wenig sein, da er oft keine Adressdaten bestätigt.
Wie oft muss ich die USt-ID eines Dauerkunden prüfen?
Das Gesetz verlangt eine Prüfung "im Zeitpunkt der Lieferung". Da dies in der Praxis schwer ist, empfiehlt sich:
1. Bei Neuanlage.
2. Vor jeder größeren Lieferung.
3. Mindestens einmal im Quartal (vor der ZM-Meldung).
Professionelle Tools automatisieren dies und prüfen täglich.
Was passiert, wenn die USt-ID des Kunden ungültig ist?
Dann darf die Lieferung nicht steuerfrei erfolgen! Sie müssen die deutsche Umsatzsteuer (meist 19%) in Rechnung stellen und abführen. Wenn Sie "netto" liefern und die ID ungültig war, haften Sie für die entgangene Steuer.
Gilt die Prüfungspflicht auch für die Schweiz oder UK?
Nein. Schweiz und UK (nach Brexit) sind Drittländer. Hier handelt es sich um "Ausfuhrlieferungen" (§ 6 UStG). Diese sind auch steuerfrei, aber der Nachweis läuft anders (z.B. Ausfuhrvermerk des Zolls, Atlas-Vermerk). Eine USt-ID-Prüfung via VIES/BZSt ist hier technisch gar nicht möglich.
Tipp: Für Details zu Drittlandslieferungen empfehlen wir das Buch "Zoll und Umsatzsteuer" (Thoma/Böhm).
Kann ich Prüfungen delegieren?
Ja, aber Sie bleiben verantwortlich. Stellen Sie sicher, dass Dienstleister (z.B. externe Buchhaltung) vertraglich zur Prüfung und revisionssicheren Protokollierung verpflichtet sind. Nutzen Sie Tools, die Audit-Trails liefern.
Welche Belege verlangen Prüfer typischerweise?
Betriebsprüfer fragen häufig nach: BZSt-Protokoll (qualifiziert), VIES-Screenshot (als Indiz), Verfahrensdokumentation (wie wird geprüft?), Nachweis des Transports (Lieferschein/CMR/Gelangensbestätigung) und der Rechnung mit beiden USt-ID-Nummern.
Gibt es Unterschiede bei Mehrwertsteuergruppen (VAT Groups)?
Ja. In manchen Ländern hat die Gruppe eine eigene ID, in anderen die einzelnen Firmen. Prüfen Sie, ob die USt-ID der Gruppe oder dem Einzelunternehmen gehört. Bei Unsicherheit: Qualifiziert über das BZSt prüfen und ggf. schriftliche Bestätigung vom Kunden anfordern.
Wie lange müssen Protokolle aufbewahrt werden?
In der Regel 10 Jahre, analog zu Rechnungen (§ 147 AO). Speichern Sie die Bestätigungsdateien so, dass sie auch in 10 Jahren noch lesbar sind (PDF/A).
Was tue ich bei einer ungültigen Nummer mitten im Jahr?
Wenn eine Dauerüberwachung Alarm schlägt: Stoppen Sie sofort weitere steuerfreie Lieferungen. Fordern Sie eine neue, gültige USt-ID an. Klären Sie, ob Rechnungen korrigiert werden müssen. Liefern Sie im Zweifel brutto (mit USt), bis der Status geklärt ist.
Kann ich eine USt-ID telefonisch abfragen?
Nein, bzw. es ist sinnlos. Offizielle Kanäle sind Online (BZSt/VIES) oder schriftlich. Telefonische Auskünfte sind nicht revisionssicher dokumentierbar und haben vor dem Finanzgericht kaum Beweiswert.
Wie gehe ich mit Übersetzungen von Firmennamen um?
Nutzen Sie die amtliche Schreibweise aus dem dortigen Handelsregister oder dem Impressum. "Limited" statt "Ltd." kann bei strikten Datenbanken (wie Spanien) schon zu Fehlern führen. Dokumentieren Sie bei Abweichungen die Quelle (z.B. Briefbogen des Kunden).
Sind E-Mail-Protokolle des BZSt ausreichend?
Ja, wenn sie unverändert aufbewahrt und mit dem Geschäftsvorfall verknüpft werden. Eine Umwandlung in PDF ist empfehlenswert, um das Format zu sichern.
Wie gehe ich mit Gutschriften oder Stornos um?
Wenn eine Lieferung rückgängig gemacht wird, bleibt der ursprüngliche Prüfvermerk bestehen (er war ja zum Zeitpunkt der Lieferung gültig). Für eine neue Lieferung sollten Sie erneut prüfen, falls sich Stammdaten geändert haben. Verknüpfen Sie Storno- und Neu-Beleg mit dem passenden Prüfprotokoll.
Glossar der Fachbegriffe
Die wichtigsten Begriffe für den grenzüberschreitenden Warenverkehr.
