VIES / MIAS: Der europäische Weg der USt-ID-Prüfung

Fachredaktion USt-ID Check | Letzte fachliche Prüfung: 7. Februar 2026 | Quellen: BZSt, EU-Kommission, UStG

VIES (VAT Information Exchange System) oder zu Deutsch MIAS (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) ist die zentrale Suchmaschine der Europäischen Kommission. Sie greift in Echtzeit auf die nationalen Datenbanken der Mitgliedstaaten zu. Für viele ist es das erste Tool der Wahl – doch Vorsicht: Es ist kein Allheilmittel für deutsche Steuerpflichtige.

Wie funktioniert VIES technisch?

VIES ist keine riesige Datenbank, die alle Daten speichert. Es ist ein intelligenter "Router". Wenn Sie eine polnische Nummer abfragen, sendet VIES eine Anfrage an das Finanzministerium in Warschau.

Anfrage: Sie geben PL1234567890 ein.
Routing: VIES erkennt "PL" und leitet die Anfrage nach Polen.
Antwort: Der polnische Server meldet "Ja, gültig" und liefert (im Idealfall) den Namen und die Adresse zurück.
Anzeige: VIES zeigt Ihnen das Ergebnis im Browser.

Verfügbarkeitsproblem: Die Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Ist der Server in Rom wegen Wartungsarbeiten down, kann VIES keine italienischen Nummern prüfen, auch wenn die Website der EU-Kommission erreichbar ist. Sie erhalten dann oft Fehlermeldungen wie "Member State service unavailable".

Vorteile von VIES für den schnellen Check

Geschwindigkeit: Sie erhalten das Ergebnis sofort am Bildschirm, ohne Wartezeit auf Briefpost.
Transparenz bei Adressen: Viele Länder (z.B. Österreich, Polen, Tschechien) erlauben VIES die Anzeige der gespeicherten Adressdaten. Sie sehen sofort: "Aha, die Firma sitzt in Wien." Das BZSt hingegen sagt nur "Stimmt überein" (Ja/Nein), zeigt aber die Adresse nicht an.
Consultation Number: VIES vergibt eine eindeutige Abfragenummer (Consultation Number), die beweist, dass Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt angefragt haben.

Nachteile & Risiken: Warum VIES für deutsche Unternehmer nicht reicht

Für deutsche Unternehmer ersetzt eine VIES-Abfrage nicht vollständig die qualifizierte Bestätigung des BZSt im Hinblick auf den Vertrauensschutz (§ 18e UStG).

Das Hauptproblem liegt in der rechtlichen Bindungswirkung:

Keine Amtlichkeit: Ein Ausdruck der VIES-Seite wird von deutschen Betriebsprüfern oft nur als Indiz gewertet. Die "Absolution", dass man alles richtig gemacht hat, gibt laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) primär das BZSt.
Datenschutz-Lücken (Deutschland): VIES zeigt für deutsche USt-IDs (DE...) niemals Namen oder Adressen an. Wenn ein französischer Lieferant Ihre DE-Nummer prüft, sieht er nur "Gültig". Er kann nicht sehen, ob die Nummer wirklich Ihnen gehört. Das macht deutsche Nummern anfällig für Missbrauch im Ausland.
Kein historischer Nachweis: VIES prüft immer nur den "Jetzt"-Zustand. Sie können nicht prüfen, ob die Nummer am 01.01.2022 gültig war. Das BZSt kann das (in gewissen Grenzen).

Besonderheiten einzelner Staaten: Ein Flickenteppich

Die EU ist harmonisiert, aber die IT-Systeme sind es nicht. Die Rückmeldungen variieren stark:

Land	Datenqualität	Besonderheiten
Spanien (ES)	Sehr streng	Fordert oft eine exakte Namensübereinstimmung. Enthält der Name im Handelsregister "S.L." und Sie fragen nur den Namen ohne Rechtsform ab, kann es zu Fehlern kommen. Die spanische Datenbank ist zudem oft case-sensitive.
Polen (PL)	Sehr gut	Liefert sehr detaillierte Adressdaten zurück. Oft sind aber veraltete Adressen hinterlegt, wenn die Firma umgezogen ist und das Finanzamt noch nicht informiert wurde.
Deutschland (DE)	Restriktiv	Gibt über VIES keine Inhaberdaten heraus (nur Gültigkeitsstatus). Wer deutsche Daten qualifiziert prüfen will, muss das BZSt nutzen oder einen registrierten Zugang haben.
Italien (IT)	Mittel	Server sind häufiger wegen Wartung nicht erreichbar. USt-IDs werden bei Inaktivität sehr schnell deaktiviert.

Wann sollte ich VIES nutzen?

VIES ist das ideale Werkzeug für:

Vertrieb / Sales: Ein schneller Vorab-Check, noch während der Kunde am Telefon ist. "Gibt es die Firma überhaupt?"
Stammdatenpflege: Um schnell Adressen zu verifizieren (bei Ländern, die Daten anzeigen).
Ausländische Tochtergesellschaften: Wenn Sie z.B. eine französische Niederlassung haben, müssen Sie VIES nutzen, da Sie als französische Firma nicht das deutsche BZSt nutzen können.

Für die finale, revisionssichere Dokumentation in Ihrer deutschen Finanzbuchhaltung empfehlen wir jedoch dringend den Prozess über das BZSt.

Technische Integration (API)

VIES bietet eine offene Schnittstelle (SOAP API), die von vielen ERP-Systemen und Onlineshops genutzt wird. Wenn Ihr Shop "automatisch" prüft, greift er meistens auf VIES zu.
Achtung Entwickler: Die VIES-API ist notorisch instabil und hat Rate-Limits. Bauen Sie Caching und Fallbacks ein! Verlassen Sie sich bei kritischen Transaktionen nicht allein auf die Echtzeit-Antwort. Alternativ: Verwenden Sie eine zertifizierte Software, die solche Fallstricke intern abfängt. Zu den Software-Tools

Nächster Schritt: Für deutsche Unternehmen sollte nach dem VIES-Check die qualifizierte BZSt-Prüfung folgen. Für hohe Prüfvolumen vergleichen Sie anschließend passende ERP- und SaaS-Lösungen.